Implementierung von Tobit David bei einem Lokalen Energieversorger in NRW

Projekt:

Implementieren einer eMail / Internetlösung für einen lokalen Energieversorger in NRW
Schulung der Mitarbeiter

Projektziel:

Ziel war es, den Mitarbeitern des Energieversorgers eine eMail Lösung zur Verfügung zu stellen, sowie einen geschützten Internetzugang zu realisieren.
Ausserdem sollten die Benutzer anschliessend, nachdem die Lösung implementiert worden war, auf das neue eMail System eingewiesen und geschult werden.

Vorraussetzungen:

Die Serverbetriebssysteme waren NT 4.0 Server SP6 und die Clientbetriebssysteme Windows NT 4.0 SP6
Es war noch keine feste Internetverbindung vorhanden
Die Rechte der Benutzer auf den lokalen Arbeitsplätzen waren sehr eingeschränkt.

Rahmenbedingungen:

Im Rahmen von Vorgesprächen wurde ein Angebot erstellt, dass folgende Komponenten enthielt:
– Watchguard Firebox II Hardware Firewall
– Server mit NT 4.0 Server sowie Proxy Server 2.0
– eMail Software Tobit David 6.6 mit einer entsprechenden Anzahl von Ports und Clients

Umsetzung:

Grundlagen zu Tobit David

Realisierung des Projektes

Probleme:

Aufgetretene Fehler und Probleme

Fazit:

Tobit David ist eine sehr gute Lösung, mit der Unternehmen eine Unified-Messaging Lösung aufbauen können. Problematisch kann es werden, wenn mehrere Standorte miteinander verbunden werden sollen. (Dies war hier nicht der Fall)
Als etwas schwierig erwiesen sich die Anpassungswünsche der Administratoren, die – leider – nur teilweise realisiert werden konnten.
Die Mitarbeiter des Unternehmens habe die Lösung gut angenommen.
Im Rahmen der Anwenderschulung hat sich jedoch herausgestellt, dass einige der Mitarbeiter mit dem neuen System überfordert waren, das sie nur über eher geringe PC-Kenntnisse verfügten.
Als vorteilhaft hat sich herausgestellt, dass der Administrator die Gruppen für die Schulung anhand ihres Leistungsstandes zusammengestellt hat. Dies ermöglichte mir als Dozent, gezielter auf die Gruppen einzugehen.

Links:

Tobit Software
Watchguard

Grundlagen zu Tobit David

Tobit David ist eine Unified Messaging Lösung der Firma Tobit aus Ahaus. David bietet eine einheitliche Oberfläche für folgende Kommunikationsplattformen:
eMail Fax / Fax-Broadcasting VoiceMail (Anrufbeantworter) TMail (Synthetische Sprache) SMS CTI (Computer Telephony Integration) Doorkeeper Services (Virenschutz für eMails) Universal Access (Zugriff auf Daten per Webbrowser) Workflow (vereinfachen von Arbeitsabläufen)
Ausserdem bietet David die Möglichkeit X-Media (Cross-Media) einzusetzen. Dies bedeutet, dass z.B. eine eingehende eMail als Fax weitergeleitet werden kann, oder eine Alarmmeldung, die als eMail mit einem bestimmten Betreff eingeht automatisch als SMS versendet wird.
Zielgruppe von David sind Unternehmen, die Ihre eMail- und Faxkommunikation sowie ihren Anrufbeantworter in einem System unterbringen möchten

Die Software

Die Kommandozentrale: Das Tobit InfoCenter Die Software bietet folgende Funktionen: Client für FaxWare, MailWare, David und David Professional Darstellung aller Nachrichtentypen Vorschaufenster Umfassende Statusinformation zu jeder Nachricht Automatisches Pop-up bei neuer Nachricht durch InfoCenter Notifier Individuell einstellbar für jeden Benutzer

Die Faxlösung umfasst folgende Features:

	Erstellen und Versenden aus beliebigen Anwendungen (Windows Druckertreiber) Umfangreiche Editierfunktionen Automatische Verteilung und Weiterleitung Generieren von Serienfaxen und Rundsendungen Zeitoptimierter Versand Fax Polling
Folgende eMail Funktionen stehen zur Verfügung:

Schnellster Informationsaustausch Anhängen von allen Dateitypen Unterstützung von Auto-Reply Automatische Verteilung / Weiterleitung Einsatz von Textbausteinen Zeitoptimierter Versand Unterstützung von VCF-Cards Verfallsdatum von eMails Mail Broadcasting §

Realisierung des Projektes

Die Hardware wurde wie folgt installiert:

Der Front-end Mailserver fungiert als ausgehender Mail-Relay-Server. Er leitet alle eMails, die vom Back-end Server per SMTP Protokoll gesendet werden an die entsprechenden Empfänger weiter. Alle eingehenden Mail speichert er lokal in einem Postfach ab, welches vom Back-end Server per POP3 mit Authentifizierung im Minutentakt abholt wird.

Der Back-end Server ist auf folgende Art und Weise an die Telefonanlage angeschlossen.

Es wird ein dBoard 4 von Tobit verwendet (4 x B-Kanal). Es ist möglich,die 4 Ports unterschiedlich zu konfigurieren (2 Ports für Fax, 1 Port für Anrufbeantworter und 1 Port für SMS)

Aufgetretene Probleme und Fehler

* Es sollte eine für den Benutzer einfache und verständliche Archivstruktur (Ordnerstruktur) geschaffen werden, die jedoch vom Benutzer nicht verändert werden sollte. Dies lässt sich mit Tobit David nicht so einfach realisieren. Die Struktur von David wird mittels einer Datei Tobit.ini konfiguriert, die im Windows-Verzeichnis auf dem Client liegt. Dort wird definiert, welches der Startordner ist und u.a. auch, wie der Bildschirm aussieht und wie z.B. die Rufnummer des Telefons lautet.

Die Realisierung sah dann so aus, dass wir die ini-Datei benutzerspezifisch angepasst haben und per Skript bei der Anmeldung auf den Client kopiert haben.

* Die Internet-Anbindung war anfangs ohne Funktion. Es stellte sich heraus, dass auf dem Router des Internet Service Providers ein Routing-Eintrag fehlte. Es war so nicht möglich den Front-end Server im Perimeter-Netzwerk zu erreichen.

Der Fehler wurde vom ISP behoben

* Die Watchguard Firewall war so eingestellt, dass alle Dateianhänge geblockt wurden. Es erwies sich allerdings als nicht praktikabel, da Kunden sehr wohl Dateianhänger per eMail an das Unternehmen schicken mussten. Wir entschlossen uns zu einer "Positiv-Liste", was bedeutet, dass alle gewünschten Dateianhänge explizit anhand ihres "Application-Types" erlaubt werden musste.

Die gewünschten Dateianhänge wurden nach Erkennen in die Firewall manuell eingetragen

* Es fiel auf, dass die Archivbereinigung (Löschen des Papierkorbes) nicht funktionierte. Eine Recherche ergab, dass Dateien am Server auf "Nur-lesen" gesetzt worden waren. (Dies war geschehen, damit die Benutzer nichts an der Archivstruktur (Ordnerstruktur) ändern konnten. Dadurch war es aber dem Server nicht mehr möglich, seine Archive zu Bereinigen

Das Problem wurde gelöst indem der Server vor der Archivbereiningung per Skript das "nur-Lese" Attribut entfernt hat und nach der Archivbereinigung wieder gesetzt hat